Flow 中的多记录元素与转换

Flow Builder 的多记录元素让你用一个元素处理大量记录。本文覆盖：用 Update Records 元素一次更新多条记录、用集合变量存储记录组、用 Transform 元素把数据从一种形态转换成另一种、以及用 Collection Filter 和 Sort 整理集合——并牢记「能用 Transform 就不用 Loop」。...

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📅 2026/10/11 ✍️ ponybai 🏷️ salesforce, headless

更新并检索多条记录（01 Update and Retrieve Multiple Records）

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本单元从一个记录触发的 Flow 开始：用单个 Update Records 元素关闭某个账户下的所有未关闭工单。然后介绍集合变量（collection variable），并用一个配置为「返回多条记录」的 Get Records 元素来创建集合变量。

完成本单元后，你将能够：

  • 在记录触发的 Flow 中，用 Update Related Records 菜单选项更新多条记录；
  • 应用使用集合变量的最佳实践；
  • 用 Get Records 元素创建集合变量。

注意：在本徽章和 Flow Builder 界面中，你可能会看到「集合（collection）」和「集合变量（collection variable）」这两个术语——它们含义相同，「记录集合」和「记录集合变量」也常被互换使用。

准备动手实践 Flow（Ready to Get Hands-on with Flows?）

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动手前先设置好工作区：

  • 创建全新的 Trailhead Playground——不要复用已有组织，创建约需 3-4 分钟；
  • 安装包：打开 Install a Package 标签，粘贴包 ID 04tKa000002f0NXIAY，点击 Install，选择 Install for Admins Only，再点击 Install。

为什么用全新 Playground？已有组织的数据会干扰动手挑战。安装完成后你会看到确认页，并收到一封确认邮件。整个模块都使用这个包和 Playground。

从触发的记录变更更新多条记录（一）：触发器（Update Multiple Records (1): The Trigger）

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场景：Pyroclastic, Inc. 有时会流失客户，那些前客户往往还有未关闭的工单（case）和任务。当一个留存（Retention）商机流失时，支持团队希望自动推迟与该账户相关的所有工单任务。

因为自动化应在「带有特定条件的商机流失时」触发，你需要一个记录触发的 Flow：

  • Object 选 Opportunity；
  • Trigger the Flow When 选 A record is updated；
  • 条件（All Conditions Are Met / AND）：Name Contains Retention、Stage Equals Closed Lost；
  • When to Run the Flow for Updated Records 选 Only when a record is updated to meet the condition requirements。

目标：用一个元素更新大量工单。

从触发的记录变更更新多条记录（二）：一个元素处理多条记录（Update Multiple Records (2): One Element, Many Records）

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添加一个 Update Records 元素（用 Update Related Records 菜单选项创建，会自动配置为更新与触发记录相关的记录）：

  1. Label 输入 Close Cases（API 名自动为 Close_Cases）；
  2. 确认 How to Find Records 选 Update records related to the opportunity record that triggered the flow；
  3. Records Related to Opportunity 依次选 Triggering Opportunity → Account ID → Cases——这会找到触发商机对应的账户，再选中该账户下的所有工单；
  4. 更新条件（AND）：Status Does Not Equal Closed；
  5. Flow Label 输入 Close Account's Cases from Retention Opp Lost，保存。

为什么加过滤条件？已关闭的工单无需处理；老账户可能有很多旧工单，会拖慢更新甚至触发 governor limits。结果：一个元素就关闭了所有未关闭的工单。

检索多条记录（Retrieve Multiple Records）

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Get Records 元素身兼两职：

  • 单条记录：把结果存入一个记录变量；
  • 多条记录：把它配置为检索所有记录，把整组存入一个集合变量。

同一个元素、一次配置变更，就能返回多条记录——这一差异为 Flow 的其余部分解锁了多记录处理能力。

什么是集合变量？（What Is a Collection Variable?）

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集合变量能存储多个同数据类型的值：

  • 多个文本、数字、日期等；
  • 不能混类型（Number 类型的集合不能存日期或文本）；
  • 也能存储多条记录（含这些记录的全部字段）。

为什么用它？当 Flow 要以相同方式处理一组相关信息时，比如：一组要评估更新的记录、要展示给销售的一组产品描述、要接收同一通知的一批邮箱地址。

用 Get Records 创建集合变量（一）：配置 Get Steps（Create a Collection Variable (1): Configure Get Steps）

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场景：一次更新多个 Onboarding Project Step 的状态。Pyroclastic 用两个自定义对象跟踪新客户入职流程——Onboarding Project（父）和 Onboarding Project Step（子）。Enablement 团队要一个能一次更新多个步骤状态的工具。创建一个屏幕 Flow：

  1. 创建输入变量 recordId（Data Type 选 Text，Availability Outside the Flow 选 Available for input）；
  2. 添加 Get Records 元素，Label 输入 Get Steps；
  3. Object 选 Onboarding Project Step；
  4. 条件（AND）：Onboarding Project Equals recordId；
  5. How Many Records to Store 选 All records；
  6. How to Store Record Data 确认选 Automatically store all fields。

用 Get Records 创建集合变量（二）：结果（Create a Collection Variable (2): The Result）

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你刚才的配置：

  • All records → 一个集合变量；
  • 自动存储所有字段；
  • 每条记录都保留其字段结构和 ID。

在 Toolbox 里能看到这个变量：Resources → Record Collection Variables，标签是 Onboarding Project Steps from Get Steps。把 Flow 保存为 Choose Steps to Update，下一单元继续构建它。

转换多条记录（02 Transform Multiple Records）

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本单元解答何时用 Transform 元素而不是 Loop，展示如何用数据表捕获记录选择，并一步步用 Transform 元素把源字段映射到目标记录，包括用公式设置的值。

完成本单元后，你将能够：

  • 决定用 Transform 元素还是 Loop 元素；
  • 用 Data Table 组件捕获并选择多条记录；
  • 用 Transform 元素把数据表选择转换成可用集合；
  • 用 Transform 元素把源数据字段映射到目标数据；
  • 用公式把屏幕组件选择映射到转换后的集合。

Transform vs Loop（一）：两个元素（Transforms vs. Loops (1): Two Elements）

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Flow Builder 提供两个能一次性改变集合里每条记录的元素：

  • Transform 元素——把一个或多个组件/变量的值（单个或集合）复制到一个自动生成的变量，同时改变副本的最终值。适合对一组记录做相同改动（如清空多条记录的 Description 字段）；
  • Loop 元素——一次一个地遍历集合里的多个值，让 Flow 把每个值送进一系列元素。适合对一组记录做批量操作（如给一组用户发邮件）。

Transform vs Loop（二）：为什么 Transform 胜出（Transforms vs. Loops (2): Why Transform Wins）

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你可能会想：「既然 Loop 能让一组记录经过元素，那我在 Loop 里放个 Update Records 元素，不也能批量改记录吗？」虽然可行，但不是最佳实践：

  • 每次 Update Records 运行都算一次 SOQL 查询，几次循环迭代就可能触及上限；
  • 过去在 Loop 里用 Assignment、在 Loop 外用 Update Records 的组合做法，如今也不单独推荐。

平均而言，Transform 元素比 Loop 快约 10 倍，且随 Flow 变复杂时扩展性更好——不仅给用户更快的体验，还大幅降低超出执行时间限制的风险。经验法则：能用 Transform 就用 Transform，只有不能用时才用 Loop。

用数据表捕获记录选择（一）：屏幕（Capture Record Selections (1): The Screen）

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继续构建 Choose Steps to Update Flow。添加一个 Screen 元素：

  1. Label 输入 Select Steps to Update；
  2. 添加 Data Table 组件：API Name 输入 Select_Steps，Label 输入 Steps，Source Collection 选 Onboarding Project Steps from Get_Steps；
  3. Row Selection Mode 设为 Multiple，Minimum Selection 输入 1，Source Field 选 Name；
  4. 点击 Column Options 里的 Done；点击 +Add Column，重复步骤为 Status__c 和 Assigned_To__c 添加列。

用数据表捕获记录选择（二）：新状态 Picklist（Capture Record Selections (2): New Status Picklist）

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用户还需要指定要应用的新状态。给屏幕添加一个 New Status Picklist：

  1. Label 输入 New Status，勾选 Require；
  2. Resource Type 选 Picklist Choice Set，API Name 输入 StepStatus；
  3. Object 选 Onboarding Project Step，Field 选 Status，点击 Done；
  4. 点击 Done 关闭屏幕画布，保存 Flow。

完成后 Flow Label 设为 Choose Steps to Update with Formula。

Transform 元素（一）：为什么需要它（The Transform Element (1): Why You Need It）

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问题在于：

  • Flow 运行时，数据表存储用户选择的记录；
  • 但有些元素无法访问某些屏幕组件——具体说，Update Records 元素无法访问 Data Table 组件。

于是需要 Transform 元素：它复制一个或多个组件/变量的值到自动生成的变量，并在此过程中对副本做改动——最终产出一个 Update Records 能引用的集合。

Transform 元素（二）：想象在烤蛋糕（The Transform Element (2): Think of Baking a Cake）

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Transform 就像烤蛋糕：

  • 从面粉、牛奶、鸡蛋这些原料（你的数据点）开始；
  • 把它们混合起来；
  • 同时还要对原料做处理（加鸡蛋前先去壳）；
  • 最后得到你想要的美味蛋糕。

同样地，Transform 元素合并多个数据点、按需改变值，产出一个最终有用的数据集合。因为转换数据的方式很多，同一个用例可能有多个潜在方案。

用公式转换值（Transform Values with a Formula）

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方法一——保留记录集合：用 Transform 元素设置所选步骤记录的 Status。它与方法二的区别是：这个 Flow 保留记录集合，映射 Id 并用公式设置 Status。

更新所选步骤有两种同样有效的方式，接下来先构建方法 A。

把字段从源映射到目标（Map Fields from Source to Target）

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添加一个 Transform 元素：Label 输入 Transform Step Statuses。

  1. Resource 选 Select_Steps 屏幕组件；在 Select_Steps 框里点击 selectedRows 行的 >，展开集合的可用字段（所有 Onboarding Project Step 字段都会出现）；
  2. 创建目标数据：Data Type 选 Record，勾选 Allow multiple values (collection)，Object 选 Onboarding Project Step，点击 Create；
  3. 映射 Id：在 Source Data 列把鼠标悬停在 Id 字段上点击，再在 Target Data 列点击 Id 行——两列之间会出现一条连线，这条线就叫 mapping（映射）。

要删除错误映射，点击字段名（源或目标侧）再点击 Delete（垃圾桶）。

添加公式（Add a Formula）

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为什么用公式？你无法把 New Status 屏幕组件直接映射到 Status 字段，但可以用公式把屏幕组件的值插入字段：

  1. 在 Target Data 列点击 Status__c 行，出现「Add or edit formula」图标；
  2. 点击它，选择 Formula，映射面板变为 Add Transformation 面板；
  3. 在「Search a field…」字段选 Select Steps to Update → New Status，Formula 字段应显示 {!New_Status}；
  4. 点击 Check Syntax 验证公式。

如果想把所有记录设为同一静态值（比如把 Status 全设为 Closed），改选 Value，输入静态值即可。完成后 Transform 的集合里每条所选步骤只有 Id 和 Status__c 两个字段。

更新 Onboarding Project Step 记录（Update the Onboarding Project Step Records）

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最后创建更新所选步骤状态的元素：

  1. 在 Transform Step Statuses 元素之后添加 Update Records 元素，Label 输入 Update Steps；
  2. How to Find Records 确认选 Use the IDs and all field values from a record or record collection；
  3. Record or Record Collection 选 Onboarding Project Steps from Transform Step Statuses；
  4. 保存 Flow。

方法 A 完成！下一单元用记录 ID 的文本集合重建同样的结果。

把数据从一种形态转换成另一种（03 Transform Data From One Form to Another）

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本单元用记录 ID 的文本集合重建上一单元的 Flow，再用 In 运算符更新记录——因为 In 只能搜索简单值集合。

完成本单元后，你将能够：

  • 用 Transform 元素把数据表选择转换成文本集合；
  • 用 In 运算符更新与文本集合内容匹配的记录。

把集合转换成另一种类型的集合（Transform a Collection into a Different Type of Collection）

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构建上一单元 Flow 的另一个版本。这次用 Transform 元素创建文本集合而非记录集合：文本集合存储一串文本字符串。把源数据的 Id 字段映射到文本集合时，新集合把所有所选记录的 ID 存为文本。

为什么 ID 的文本集合有用？Update Records 元素的过滤选项里有个 In 运算符——它搜索包含简单值（文本或数字）的集合，找到集合里有匹配值的所有记录。但 In 运算符无法搜索记录集合，所以要把记录集合转成文本集合。

先回到 All Flows 列表视图，打开 Choose Steps to Update Flow（此时只有 Get Steps 和 Select Steps to Update 两个元素）。

把 ID 从源映射到目标（Map the ID from Source to Target）

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添加一个 Transform 元素：Label 输入 Transform Step IDs。

  1. Resource 选 Select_Steps 屏幕组件，展开 selectedRows 显示字段；
  2. 创建目标数据：Data Type 选 Text，勾选 Allow multiple values (collection)，点击 Create；
  3. 映射 Id：在 Source Data 列把鼠标悬停在 Id 字段上点击，再在 Target Data 列点击 Transform_Step_IDs 行；
  4. 保存 Flow。

从 ID 更新 Onboarding Project Step 记录（Update Records from Their IDs）

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最后添加带过滤条件的 Update Records 元素，找到 Id 在 Transform 文本集合里的所有记录：

  1. 在 Transform Step IDs 之后添加 Update Records 元素，Label 输入 Update Steps；
  2. How to Find Records 选 Specify conditions to identify records, and set fields individually，Object 选 Onboarding Project Step；
  3. 条件（AND）：Record ID In Transform Step IDs；Status 设为 Select Steps to Update 屏幕 → New Status；
  4. 保存 Flow。

注意画布看起来和方法 A 一模一样，但元素配置截然不同。两种方法配置耗时、运行耗时都差不多——记住：构建 Flow 时，同一种自动化往往有很多实现方式，有时只是个人偏好问题。

在集合变量中整理数据（04 Organize Data in a Collection Variable）

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最后一个单元：用 Collection Filter 和 Collection Sort 元素在使用前整理集合变量，再构建一个 Flow 选出 Top 商机、把联系人添加为活动成员。

完成本单元后，你将能够：

  • 过滤集合变量的内容；
  • 排序集合变量的内容；
  • 限制集合变量中的值数量。

过滤集合的内容（Filter a Collection’s Contents）

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Collection Filter 元素顾名思义：对集合应用过滤器，移除不符合条件的值。但更准确地说，它创建一个副本集合，副本里不包含不符合条件的值，而原始集合保持不变——这一点很有用，因为之后仍可用未过滤的原集合。

例如：你有一个新服务公告邮件地址的文本集合，但想避开包含竞品域名的地址。Flow 现在有两个文本集合：一个含所有原始邮箱，一个不含竞品邮箱。

排序并截断集合的内容（Sort and Truncate a Collection’s Contents）

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Collection Sort 元素能按你设定的条件改变集合顺序（例如按 Amount 降序重排商机记录）。它还有个重要功能：限制集合里的值数量，移除限制之后的所有值。按 Amount 降序排序后，你可以只保留前 10 个商机。

重要区别：与 Collection Filter 不同，Collection Sort 不创建新集合，而是直接修改你选择排序的那个集合。

最佳实践：能用 Get Records 的过滤/排序功能就优先用它（更高效、更快）；只有在条件无法在 Get Records 时确定（如条件由 Decision 元素或屏幕输入决定）时才用这两个元素。

在 Flow 中过滤和排序（Filter and Sort in a Flow）

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场景：Product Marketing 团队用一个 agent 管理活动，希望它能快速把活动成员添加到一个基于产品的活动。高投入客户回购率高，所以 Product Marketing 要求 agent 找出主产品匹配活动 Product Campaign Type 的前 10 个已赢单商机，把这些商机的联系人添加为活动成员。

工具组合：Autolaunched Flow（No Trigger）+ Filter + Sort + Transform + Create Records。

创建 Flow 并获取所需记录（Create a Flow and Get the Required Records）

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创建一个 Autolaunched Flow（No Trigger）：

  1. 创建输入变量 recordId（Text，Available for input）；
  2. Get Records 元素 Get Campaign Details：Object 选 Campaign，条件 Campaign ID Equals recordId；
  3. Get Records 元素 Get Opps：Object 选 Opportunity，条件 Stage Does Not Equal Closed Lost，How Many Records 选 All records；
  4. Flow Label 输入 Create Top 10 Campaign Members。

Available for Input 必须对任何要接收 agent 数据的变量启用。

用 Decision 检查 Product Campaign Type（Check the Product Campaign Type with a Decision）

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Flow 必须根据活动的 Product Campaign Type 走不同分支，所以创建 Decision 元素：Label 输入 What Product Campaign Type?。

结果（Product Campaign Type =）：

  • Generators；
  • Bots；
  • Other（默认）。

每条路径稍后：过滤该产品的商机、创建匹配的活动成员。

过滤并排序集合（Filter and Sort the Collection）

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为每个产品建独立路径后，先创建 Collection Filter 元素，生成只含主产品是发电机（generator）商机的集合（发电机商机在 Main Product Category 字段值为 GC）：

  • Filter Generators（Collection Filter）：Collection 选 Opportunities from Get Opps，条件 Main Product Category Equals GC——会创建新集合；
  • Top 10 Generator Opps（Collection Sort）：Collection Variable 选 Opportunities from Filter Generators，Sort By 选 Amount，Sort Order 选 Descending，How Many Items to Keep 选 Set the maximum number of items，输入 10。

记住：Filter 创建新集合，Sort 原地修改集合。

转换并创建活动成员（Transform and Create Campaign Members）

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现在你有了想要的数据：前 10 个非 Closed Lost、Main Product Category 为 GC、按 Amount 排序的商机。把这些商机的联系人转成活动成员：

  1. Transform Generator Contacts to CMs：Resource 选 Opportunities from Filter_Generators（Sort 没建新集合，仍引用 Filter 生成的集合），目标为 Record 集合、Object 选 Campaign Member，映射 ContactId → ContactId，CampaignId 用公式 {!recordId}；
  2. Create Generator CMs（Create Records）：How to set record field values 选 From a Record Variable，How Many Records to Create 选 Multiple，Record Collection 选 Campaign Members from Transform Generator Contacts to CMs；
  3. 保存 Flow。

在动手挑战里完成 Bots 路径即可收尾。离开前记住 Transform 最重要的规则：能用 Transform 就不用 Loop。

文章来源：Trailhead - Multirecord Elements and Transforms in Flows